SWS-Stornierungsbedingungen für Konferenzen & Publikationen

Wenn Autorinnen und Autoren, Vortragende oder Teilnehmende ohne eigenen Beitrag ihre Anmeldung oder Publikation aus irgendeinem Grund stornieren müssen, gelten die folgenden Bedingungen.

• Jede Stornierung muss schriftlich per E-Mail oder Fax beim SWS-Sekretariat eingereicht werden.
• Die Stornierung ist erst nach Bestätigung durch eine bevollmächtigte Person des SWS-Sekretariats gültig.
• Kann eine registrierte vortragende Person nicht teilnehmen, kann sie ihre Anmeldung nach Absprache auf eine Kollegin oder einen Kollegen übertragen.
• Kann eine verfassende bzw. vortragende Person nicht teilnehmen und verständigt sie das Programmkomitee vor Ablauf der Zahlungsfrist, kann die bezahlte Gebühr als Anzahlung auf die nächste Konferenz bzw. Publikationsausgabe übertragen werden.

     – Ändert sich die Gebühr im folgenden Jahr, ist der Differenzbetrag zu bezahlen.
     – Wichtig: Ein bereits eingereichtes Manuskript wird nicht veröffentlicht, wenn die Gebühr für eine spätere Ausgabe zurückbehalten wird. Eine spätere Veröffentlichung kann jedoch geprüft werden.

Redaktionelle Neuzuordnung, Publikationsgebühren und Zeitplanung

Die fachliche Übereinstimmung eines Manuskripts mit dem Publikationsprofil ist Bestandteil des redaktionellen Prüf- und Peer-Review-Verfahrens. Entspricht ein Manuskript dem Themenbereich der ursprünglich gewählten SWS-Tagungsbandreihe oder Fachsektion nicht ausreichend, kann die korrespondierende Autorin beziehungsweise der korrespondierende Autor aufgefordert werden, die fachliche Ausrichtung des Manuskripts auf das betreffende Wissenschaftsgebiet zu präzisieren. Voraussetzung ist, dass der tatsächliche Forschungsinhalt diese Ausrichtung trägt.

Liegt das Manuskript nach dieser Möglichkeit zur fachlichen Präzisierung weiterhin außerhalb des ursprünglich gewählten Themenbereichs, passt jedoch zum Profil einer anderen SWS-Tagungsbandreihe, kann das internationale wissenschaftliche Komitee der SWS eine redaktionelle Neuzuordnung gemäß der Richtlinie zur fachlichen Ausrichtung und redaktionellen Neuzuordnung vorschlagen.

Eine redaktionelle Neuzuordnung innerhalb des SWS-Publikationsportfolios stellt weder eine Ablehnung des Manuskripts noch eine Stornierung der Publikation dar und begründet keinen Anspruch auf Rückerstattung bereits bezahlter Gebühren. Bereits bezahlte Gebühren bleiben dem Manuskript gutgeschrieben und werden auf dessen Veröffentlichung in der neu zugeordneten SWS-Tagungsbandreihe angerechnet. Allein aufgrund dieser redaktionellen Neuzuordnung wird keine zusätzliche Publikationsgebühr erhoben.

Die korrespondierende Autorin beziehungsweise der korrespondierende Autor wird vor der endgültigen Veröffentlichung über die vorgeschlagene Neuzuordnung informiert. Lehnt sie oder er den Vorschlag ab und zieht das Manuskript zurück, nachdem bereits eine Begutachtung, redaktionelle Beurteilung, Prüfung der fachlichen Zuordnung oder technische Bearbeitung stattgefunden hat, gilt dies als Rücknahme auf Veranlassung der Autorenseite. In diesem Fall besteht kein Anspruch auf Rückerstattung.

Kann keine geeignete Publikationsmöglichkeit innerhalb der SWS angeboten werden und wird das Manuskript vom wissenschaftlichen Komitee förmlich abgelehnt, gelten weiterhin die nachstehend angeführten regulären Rückerstattungsbedingungen bei Manuskriptablehnung.

Publikationstermine hängen vom rechtzeitigen Abschluss der Begutachtung, der Überarbeitungen durch die Autorenseite, der Klärung der fachlichen Ausrichtung, einer allfälligen redaktionellen Neuzuordnung und der abschließenden technischen Bearbeitung ab. Verzögerungen aufgrund einer angeforderten fachlichen Neuausrichtung, zusätzlicher Korrespondenz, verspäteter Antworten, fehlender Unterlagen oder einer Neuzuordnung zu einer anderen Tagungsbandreihe gelten nicht als vom Verlag verursachte Verzögerungen.

Soweit dies zur korrekten wissenschaftlichen Einordnung und zur Wahrung der Publikationsintegrität erforderlich ist, kann ein Manuskript für den nächsten geeigneten SWS-Tagungsband oder Publikationszyklus vorgesehen werden. Die Veröffentlichung eines gesamten Tagungsbands darf nicht wegen ungeklärter Fragen zur fachlichen Zuordnung einzelner Manuskripte auf unbestimmte Zeit verzögert werden.

Für Vortragende mit angenommenen Beiträgen

• Stornierung aufgrund einer Ablehnung des Manuskripts → Rückerstattung von 90 % der Anmeldegebühr.
• Stornierung mehr als 30 Arbeitstage vor der Veranstaltung → Rückerstattung von 90 % der Anmeldegebühr.
• Stornierung weniger als 30 Arbeitstage vor der Veranstaltung → Rückerstattung von 50 %.
• Stornierung weniger als 20 Arbeitstage vor der Veranstaltung oder während der Veranstaltung → keine Rückerstattung.
• Ist die Anmeldung noch unbezahlt und wird sie von der verfassenden Person storniert, fällt zur Deckung des Verwaltungsaufwands eine Gebühr von 10 % der Anmeldegebühr an, mindestens jedoch € 30 exkl. USt.

Wenn angemeldete Vortragende einen Beitrag einreichen, diesen bei der Veranstaltung jedoch weder mündlich noch als Poster präsentieren, wird eine No-Show-Gebühr von 50 € je Präsentation verrechnet.

Die Beschaffung eines Visums liegt ausschließlich in der Verantwortung der Teilnehmenden.

• Delegierte müssen sich rechtzeitig bei der zuständigen Botschaft bzw. dem Konsulat über die Bearbeitungsdauer des Visumantrags informieren.
• Die Konferenzorganisation kann gegen Entscheidungen über Visumanträge weder Rechtsmittel einlegen noch darauf Einfluss nehmen.

Wird dieselbe Anmelde- oder Publikationsgebühr versehentlich mehrmals bezahlt, wird nach Prüfung nur die Doppelzahlung rückerstattet. Die ursprüngliche gültige Zahlung bleibt der Anmeldung beziehungsweise dem Manuskript gutgeschrieben. Vor der Rückerstattung wird von der Doppelzahlung eine fixe Gebühr von 30 EUR für die operative Bearbeitung und Zahlungsabwicklung abgezogen.

Bei Zahlungen aus Ländern außerhalb der EU werden gegebenenfalls auch zusätzliche Bank- oder Korrespondenzbankspesen abgezogen. Die Gebühr von 30 EUR entfällt, wenn die Doppelbelastung auf einen technischen Fehler der SWS Scholarly Society oder ihres Zahlungsdienstleisters zurückzuführen ist.

Die Stornobedingungen gelten seit Jänner 2022.
Bei Fragen wenden Sie sich bitte an das SWS-Sekretariat. E-Mail: E-Mail-Adresse auf der zentralen Website anzeigen ↗